Einfach. Digital. Entlastend.
In Wiener Arzt- und Therapiepraxen gehen täglich dutzende Nachrichten, Anfragen, Terminwünsche und organisatorische Fragen oder Aufgaben ein. Das frisst nicht nur Zeit, sondern überfordert zugleich auch das Team und sorgt so für unnötige Wartezeiten, lückenhafter Bereitstellung von Informationen oder einer fehlerhaften Kommunikation.
Wir lösen dieses Problem – sofort und zuverlässig. Als ausgelagertes, digitales Empfangscenter übernehmen wir Ihre gesamte Chat- und WhatsApp-Kommunikation, beantworten Patientenanfragen innerhalb weniger Minuten, koordinieren Termine und entlasten so Ihr Team nachhaltig. Damit Ihre Praxis wieder das tun kann, wofür sie da ist: Ihre Patientinnen und Patienten versorgen – ohne sich anhäufenden administrativen Stress, zusätzlichen Mitarbeiterkosten und mühsamen Onboarding-Prozessen.
🚫Das große Problem in modernen Praxen & Ordinationen
Der Alltag in medizinischen Einrichtungen ist heute stark belastet: Die Anzahl der Patientenanfragen steigt kontinuierlich, während die personellen Ressourcen oft nicht mithalten können. Täglich erreichen Praxen dutzende Telefonanrufe, E-Mails, Nachrichten und organisatorische Anfragen – zusätzlich zu einem ohnehin vollen Behandlungskalender. Das Ergebnis: Unterbrechungen im Minutentakt, gestresste Mitarbeiter:innen, lange Wartezeiten für Patient:innen und eine spürbare Überlastung im gesamten Team. Viele wichtige Informationen gehen verloren oder werden verzögert beantwortet, weil schlicht die Zeit fehlt, jede Anfrage zeitnah zu bearbeiten. Diese ständige Kommunikationsflut führt nicht nur zu organisatorischen Engpässen, sondern auch zu unnötigem Stress, ineffizienten Abläufen und erheblichem Qualitätsverlust im Praxisalltag.
Fachlich kompetent – von einem Team aus Gesundheitsberufen
Unser Team besteht aus erfahrenen Fachkräften mit medizinischem Hintergrund. Wir kennen die Abläufe, Herausforderungen und sensiblen Rahmenbedingungen im Gesundheitswesen aus der täglichen Praxis. Dadurch verstehen wir nicht nur die Bedürfnisse Ihrer Patientinnen und Patienten, sondern auch die organisatorischen Anforderungen Ihrer Praxis/ Ordination.
Wir kommunizieren sicher und professionell mit medizinischen Termini, können Informationen korrekt einordnen und wissen, welche Themen in die therapeutische/ ärztliche Verantwortung fallen und welche organisatorisch geklärt werden können.
Diese Kompetenzen ermöglichen es uns, jede Anfrage präzise, empathisch und fachlich korrekt zu bearbeiten – so, wie es Ihr eigenes Team tun würde.
Warum Praxen in Wien unseren Service nutzen
💬
✔ Weniger Anrufe
✔ Weniger Unterbrechungen des eigentlichen operativen Betriebs
✔ Professionelle, empathische Patientenbetreuung in Echtzeit
✔ Keine KI- generierten Antworten, die unspezifisch sind und für Ärger bei Ihren Patientinnen & Patienten sorgt
✔ Sofort spürbarer, reduzierter Verwaltungsaufwand
✔ Mehr Ruhe im Praxisalltag und Fokus auf operatives Tagesgeschäft
✔ Höhere Patientenzufriedenheit
✔ Optimierte Betreuung Ihrer Patienten
✔ Wir nehmen uns Zeit für Ihre Patientinnen & Patienten, die Sie nicht haben und das spürt man
✔ Wir entlasten Ihre Rezeptions-, Administrationskraft oder persönliche Assistenz – und das alles kosteneffizient und zu 100% digital, aus Wien
Wir sind die digitale Remote-Unterstützung Ihres Front-Offices, das niemals krank ist, niemals überlastet wirkt und immer freundlich, geduldig und kompetent informiert, betreut und antwortet.
Wir kümmern uns geduldig um die Anliegen Ihrer Patientinnen & Patienten.
PERSÖNLICH, DISKRET, PROFESSIONELL
Ihr externes Patienten-Servicecenter für Arztpraxen & Ordinationen.
Entlasten Sie Ihr Team, reduzieren Sie Wartezeiten und bieten Sie Ihren Patient:innen einen zuverlässigen, kompetenten und persönlichen Ansprechpartner – ohne Mehraufwand für Ihre Praxis.
Wir übernehmen die gesamte Alltagskommunikation mit Ihren Patientinnen und Patienten – schnell, zuverlässig und mit medizinischem Verständnis. Ob organisatorische Fragen, Informationsbedarf, Befundübermittlung oder Vorbereitung von Terminen: Wir sorgen dafür, dass Ihre Praxis spürbar entlastet wird, Ihre Abläufe ruhiger werden und Ihre Patient:innen jederzeit gut betreut sind.
Ein persönlicher Service, der wie ein Teil Ihres Teams arbeitet – nur eben extern.
💶 Große Leistung für kleinen Preis
Professionelle Unterstützung für Ihre Praxis/ Ordination
Live Betreuung via Web-Chat:
Mo – Fr: 07:30 – 09:00 Uhr
und 15:00 - 17:00 Uhr
(Antworten innerhalb von 2 Minuten)
24/7 Betreuung via Web-Chat:
Antworten via Ticket-System tagsüber innerhalb von längstens 180 Minuten.
Beantwortung aller gängigen Fragen rund um Ihre Praxis/ Ordination.
Vermittlung von Informationen an Patient:innen
Weitergabe von Patientenanliegen an Ihre Einrichtung
Max. 800 Nachrichten/Monat
Monatlich kündbar
Wie läuft eine Kooperation mit ILUVIVO PraxisConcierge ab?
Zeit ist kostbar - das wissen wir.
Es ist uns ein besonderes Anliegen, eine Kooperation für unsere Kundinnen und Kunden möglichst einfach, zeiteffizient und ohne großen Aufwand ins Rollen zu bringen.
1. Kontakt
Lassen Sie uns unverbindlich sprechen.
2. Analyse
Entscheiden Sie sich für einen gemeinsamen Weg mit PraxisConnect, so steht zuerst eine Analyse an. Evaluieren wir gemeinsam, was Ihre Praxis/ Ordination aktuell belastet, was Sie sich im Rahmen einer Kooperation erwarten und wie wir Sie diesbezüglich konkret als Kooperationspartner in Hinblick auf Ihre Ziele unterstützen können. Im Zuge der Analyse geht es auch darum festzulegen, ob unsere Leistung zur Erreichung Ihrer Ziele effizient eingesetzt werden kann.
3. Let´s start!
Wir haben uns Ihrer individuellen Bedürfnisse angenommen, uns gemeinsam auf ein für Ihre Einrichtung effektives Paket geeinigt und uns über die Rahmenbedingungen unterhalten. Nun erhalten Sie einen detaillierten Fragebogen in digitaler Form (per Excell oder PFD), in welchem Sie Informationen zu Ihrer Praxis/ Ordination mit uns teilen. Dieser Schritt ist entscheidend, da Sie durch Ihre Informationsbereitschaft determinieren, wie konkret wir Ihren Patientinnen und Patienten durch Auskünfte weiterhelfen können und über welchen Handlungsspielraum wir für unsere Dienstleistung in Ihrem Fall verfügen.
Das von Ihnen ausgefüllte und retournierte Dokument wird streng vertraulich von uns archiviert und anschließend zu Auskunftszwecken im Zuge unserer Leistung für Ihre Patientinnen und Patienten als unsere Informationsquelle eingesetzt. So können wir Ihren Patientinnen und Patienten genau die Auskunft geben, die sie sich erhoffen.
4. Setup & Installation
Integrieren Sie einfach und mit unserer Unterstützung, den Web-Chat Button einfach und unkompliziert in Ihre Webseite.
5. Operativer Start
Wir haben Ihr ausgefülltes, retourniertes Dokument erhalten und nehmen unsere Arbeit ab dem vereinbarten Zeitpunkt für Sie als Partner auf.
6. Laufende Kommunikation
Unsere Kooperation läuft - Super!
Um eine ausgezeichnete Zusammenarbeit gewährleisten zu können, setzen wir auf regelmäßigen Austausch mit unseren Kundinnen & Kunden. Wir entscheiden uns für feste Termine, die wiederkehrend in vereinbarten Zeiträumen, für Evaluierung, Anpassungen und einen gemeinsame Strategie weiter zu verbessern.
So gewährleisten wir nicht nur, stets am neuesten Stand Ihrer Einrichtung zu bleiben, sondern auch nachhaltig mit Ihnen gemeinsam an einem Strang ziehen und Ihren Patientinnen und Patienten eine bestmögliche Kommunikation offerieren zu können.
Entscheiden auch Sie sich für eine optimierte Betreuung Ihrer Patientinnen & Patienten und für eine spürbare Entlastung Ihres Teams.
📩 Schnelle Beantwortung von Patientenanfragen
🕒 Strukturierte, freundliche Kommunikation – ohne Wartezeiten.
🧘♂️ Massive Entlastung für Ihr Team
🔕 Weniger Unterbrechungen, mehr Zeit für medizinische Arbeit.
🛡️ Diskret & DSGVO-konform und sicherer Umgang mit personenbezogenen Daten.
🩺 Mit medizinischem Verständnis
📥 Kommunikation auf professionellem Niveau – ohne Heilsversprechen.
🤝 Verlässlich & planbar monatliches Servicepaket mit klar definierten Leistungen.